Datenschutzerklärung und -hinweise zu "Go To Meeting"

gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von „Online-Meetings“ via „GoToMeeting“

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „GoToMeeting“ informieren.

 

Was ist „GoToMeeting“ und wie funktioniert die Anwendung?

Im Zuge der Digitalisierung und insbesondere auch im Angesicht der aktuellen Verordnungslage zur Bekämpfung der Verbreitung des Corona-Virus werden von Seiten des Jugendhauses/-büros der Stadt Roth Workshops in Form eines webbasierten „Webinars“ durchgeführt. Hierfür kommt das Software-Paket „“GoToMeeting“ bzw. „GoToWebinar“ zum Einsatz. „GoToMeeting“ sendet die Desktopansicht eines Hauptcomputers bzw. Hauptrechners an eine Gruppe von Computern, die über das Internet mit diesem verbunden sind. Übertragungen sind mit Hochsicherheitsverschlüsselung und Passwörtern geschützt. Durch die Kombination eines im Internet verwalteten Abonnementdienstes mit auf dem Hauptcomputer bzw. Hauptrechner installierter Software können Übertragungen über stark restriktive Firewalls übertragen werden. Verwaltet und betrieben wird das Produkt in den USA. Hersteller der Anwendung „GoToMeeting“ ist das US-amerikanische Unternehmen „LogMeIn“ mit Sitz in Boston, Massachusetts. Im Rahmen der Nutzung der Anwendung kommt es zu einem Transfer personenbezogener Daten in die USA. Für die Teilnahme an einem Workshop des Jugendhauses/-büros der Stadt Roth erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Einladungslink enthält. Ihre E-Mail-Adresse haben wir entweder von Ihnen mitgeteilt bekommen oder haben diese im Rahmen der Anmeldung zu einer Online-Veranstaltung erhoben. Für den Beitritt zu einem unserer Online-Meetings bzw. Online-Workshops ist die Angabe Ihres Namens erforderlich. Ihre E-Mail-Adresse ist nicht für die anderen Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie den Zugriff auf das Mikrophon bzw. die Videokamera des genutzten Endgeräts aktivieren, werden Ton- und Videodaten verarbeitet und im Online-Meeting wiedergegeben. Sie können den Zugriff jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen wieder deaktivieren. Hilfe hierzu erhalten Sie hierzu beim jeweiligen Moderator des Workshops. Die Teilnahme ist auch möglich, wenn Sie den Zugriff deaktivieren. Es besteht auch die Möglichkeit in einem Gruppenchat Textnachrichten auszutauschen. Die Nachrichten sind für alle Teilnehmer des Online-Meetings sichtbar.

 

Wenn Sie die Funktion „Bildschirm übertragen auswählen“ wird Ihr angezeigter Bildschirminhalt im Online-Meeting allen anderen Teilnehmern angezeigt. Sie sollten daher, bevor Sie die Funktion nutzen, sicherstellen, dass keine sensiblen Daten auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können die Funktion über die entsprechende Schaltfläche jederzeit wieder deaktivieren.

 

Online-Meetings werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Sollte unerlaubterweise ein Online-Meeting aufgezeichnet werden, so erkennen Sie dies an einem roten Symbol im unteren linken Bildschirmbereich. Sollten Sie dies bemerken, so wenden Sie sich direkt an den Organisator des Online-Meetings.

 

Verhaltensregeln

 

Um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Veranstaltungen bzw. Online-Workshops über „GoToMeeting“ datenschutzkonform durchzuführen, müssen Sie folgende Verhaltensregeln beachten:

  • geben Sie die Zugangsdaten zum Online-Meeting nicht an Dritte weiter.
  • überprüfen Sie vorab Ihr eigenes Videobild, ob es Objekte enthält, die nicht gesehen werden sollten. Lassen Sie insbesondere keine vertraulichen Dokumente/Unterlagen erkennbar liegen.
  • das unbefugte Aufzeichnen oder Abhören des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar (§ 201 StGB);
  • halten Sie Ihre zur Teilnahme am Online-Meeting genutzten Endgeräte auf dem aktuellen technischen Stand (aktueller Antivirenscanner, Firewall, Software-Updates, höchstmögliche Sicherheitseinstellungen, WLAN-Verschlüsselung).

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

Stadt Roth

Name des Fachbereichs/Sachgebiets:

Jugendhaus/-büro

Straße:

Neues Gäßchen 3

Postleitzahl und Ort:

91154 Roth

Telefon:

09171 848-800

E-Mail:

 

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „GoToMeeting“ aufrufen, ist der Anbieter von „GoToMeeting“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „GoToMeeting“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „GoToMeeting“ herunterzuladen. Sie können „GoToMeeting“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „GoToMeeting“-App eingeben. Wenn Sie die „GoToMeeting“-App nicht nutzen wollen oder können, dann ist die Basisfunktion auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „GoToMeeting“ (https://www.gotomeeting.com/de-de) finden.

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Roth

Straße:

Kirchplatz 4

Postleitzahl und Ort:

91154 Roth

Telefon:

09171 848-116

E-Mail:

 

Verarbeitungszweck

Wir nutzen das Tool „GoToMeeting“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Veranstaltungen bzw. Online-Workshops durchzuführen (nachfolgend „Online-Meetings“). Besonders in Krisensituationen, die Präsenzveranstaltungen nicht oder nur in eingeschränktem Umfang vor Ort erlauben, ermöglichen digitale Veranstaltungen allen Interessierten eine Teilnahme. GoToMeeting ist ein Angebot der LogMeIn Ireland Limited, mit Sitz in Irland.

 

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG. Die Durchführung von „Online-Meetings“ ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.

 

Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von „GoToMeeting“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting bekanntgeben.

 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

 

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

 

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

 

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

 

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Online-Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „GoToMeeting“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

 

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betreten.

 

Umfang der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Das Jugendhaus/-büro der Stadt Roth fertigt keine Video- und/oder Tonaufzeichnungen von Online-Meetings an und protokolliert keine Chatinhalte.

 

Wenn Sie bei „GoToMeeting“ als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Chats, Umfrage-funktionen) bis zu 90 Tage bei „GoToMeeting“ gespeichert werden.

 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Nutzung des Online-Meetings. Die Verarbeitung der Nutzungs- und Kommunikationsdaten durch LogMeIn dient der Qualitätssicherung und zur Qualitätsverbesserung der Dienste.

 

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und der Verarbeitung durch LogMeIn erhalten Sie in der Datenschutzerklärung des Unternehmens:

https://www.logmeininc.com/de/legal/privacy

 

LogMeIn verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA und hat sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen: https://www.logmeininc.com/de/legal/privacy-shield

 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen. Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Auf-bewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Treffen häufig gerade dazu dienen, Informationen an Teilnehmer, Interessierte oder Dritte zu kommunizieren und dass diese damit zur Weitergabe bestimmt sind.

 

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „GoToMeeting“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen des Vertrages über die Auftragsverarbeitung mit „GoToMeeting“ vorgesehen ist.

 

Übermittlung in ein Drittland

„GoToMeeting“ ist ein Service der LogMeIn Ireland Limited (Bloodstone Building Block C 70 Sir John Rogerson´s Quay Dublin 2, Ireland), einem Tochterunternehmen der LogMeIn Inc. (Log-MeIn, 320 Summer Street, Boston, MA 02210, USA). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „GoToMeeting“ einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. LogMeIn Inc. Sowie alle verbundenen Unternehmen verfügen über eine US-EU-Privacy-Shield-Zertifizierung. Zudem wird der Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  •  Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Recht auf Berichtigung über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO).
  • Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  •  Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (http://www.datenschutz-bayern.de).

 

Quelle der personenbezogenen Daten

Die ausschließliche Quelle der von Ihnen verarbeiteten Daten sind Sie selbst.

 

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen indem Sie das Online-Meeting verlassen. Eine etwaige Einwilligung in die Aufzeichnung von Online-Meetings kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.